Documents accessibles

L’accommodement des étudiants et des étudiantes commence souvent par l’accessibilité du contenu des cours et des documents académiques.

Si vos documents sont préparés selon les normes d’accessibilité, toute personne peut en tirer avantage, peu importe les types de difficultés qu’elle puisse connaitre et qui pourraient nuire à la compréhension de l’information.

Une série de guides sur les principes de base des documents électroniques accessibles est disponible ci-dessous pour vous appuyer dans la préparation de vos documents.

Accessibilité des documents Word

Qu’est-ce qu’un document accessible?

Le but de l’accessibilité est de rendre les sites Web, les documents électroniques ainsi que les objets multimédias accessibles à tous en tenant compte des différents types de difficultés qu’une personne peut avoir et qui pourraient nuire à la compréhension de l’information.

Un document accessible pourra donc être consulté par n’importe qui, peu importe si la personne a un défi d’apprentissage, un défi visuel, auditif, cognitif ou lié à ses capacités motrices. De même, les personnes vieillissantes, daltoniennes ou même celles qui ont subi une commotion cérébrale tireront avantage d’un document accessible.

Les fonctionnalités de Word peuvent rendre possible la navigation dans un document pour une personne utilisant un afficheur braille ou un logiciel de synthèse vocale.

Si un document Word accessible doit être publié sur le Web, il peut être converti en format HTML ou PDF tout en conservant les fonctionnalités d’accessibilité du document Word.

Structure du document

Il est important de bien définir la structure hiérarchique d’un document. Certains peuvent se fier à la mise en page et à la typographie pour discerner la structure d’un document. Cependant, les personnes utilisant un outil technologique pour lire un document (p. ex. un lecteur braille ou un logiciel de synthèse vocale) ne pourront comprendre la structure du contenu que s’il contient des balises indiquant où sont les titres, les sous-titres, les tableaux, les listes, etc.

Qu’est-ce qui rend un document Word accessible?

Un document Word est considéré comme accessible quand n’importe qui peut le lire et le comprendre avec ou sans l’utilisation de technologies d’assistance.

Voici des exemples de technologies d’assistance :

  • Lecteur d’écran : logiciel qui lit à voix haute (synthèse vocale) l’information qui apparait sur l’écran d’ordinateur, tel que le texte d’un document et les menus et boutons cliquables qui s’affichent à l’écran.
  • Logiciel d’agrandissement d’écran : permet à l’utilisateur d’agrandir le contenu de l’écran ou d’en ajuster le contraste pour faciliter la lecture du contenu.

Huit règles de base

Règle 1 : Utiliser une présentation de contenu textuel simple et claire

Afin de faciliter la lecture, toute présentation de contenu pouvant nuire à la lisibilité du texte est à éviter. 

Objectif : Présenter le contenu textuel le plus clairement possible. 

Quelques principes : 

  • Éviter les polices avec empattement (p. ex. verdana, arial)
  • Utiliser une taille de police de 12 points minimum
  • Privilégier le caractère gras pour la mise en évidence de texte
  • Éviter les soulignements, les réserver pour les liens hypertextes
  • Aligner le texte à gauche

Règle 2 : Rédiger le contenu sans ambigüité

Afin d'éviter des problèmes de compréhension, le sens véhiculé par le contenu du document doit faire l'objet d'une attention particulière. 

Objectif : Produire un contenu riche porteur d'un maximum de sens. 

Quelques principes : 

  • Expliciter les abréviations à la première occurrence ou associer un glossaire au document
  • Préciser les changements de langue et, au besoin, la langue par défaut du document

Règle 3 : Insérer le titre du document dans les métadonnées

Parmi les métadonnées, les informations associées à un fichier à l’arrière-plan, une information est particulièrement importante pour le respect des normes d’accessibilité : le titre du document. 

Si aucun titre de document ne figure dans les métadonnées, le nom du fichier (p. ex. regle3-16mai2018.docx) sera utilisé comme titre du document par les lecteurs synthétisés.


Règle 4 : Structurer le contenu du document à l’aide de niveaux de titres et de paragraphes

Structurer son contenu, établir un plan du document à réaliser, segmenter l'information : voilà quelques principes qui semblent évidents pour certains, mais qui ne sont de loin pas faciles à mettre en place pour tout le monde. 

Tous les documents n'ont pas la même structure. Certains sont très structurés, comme un rapport annuel. Pour d'autres, on adopte une approche nettement plus artistique, où le message transmis est intimement lié à un graphisme très évolué (voire libre), comme une affiche publicitaire. 

Au même titre qu'un livre, un document Word d'une taille respectable sera composé d'éléments de structure, par exemple : 

  • des sections ou chapitres; 
  • des titres et/ou sous-titres; 
  • des paragraphes; 
  • des illustrations associées à une légende; 
  • des données exprimées à l'aide de tableaux; 
  • une table des matières; 
  • des notes en pied de page, un glossaire ou un index; 
  • une multitude d'autres éléments possibles. 

Quel que soit le degré de complexité du document, une structure est à définir et à transposer dans le traitement du texte.


Règle 5 : Veiller au bon usage des couleurs et des contrastes

Si les couleurs font partie intégrante des documents manipulés au quotidien, elles peuvent être perçues de différentes manières suivant les personnes, voire ne pas être perçues du tout. 

Quelques éléments sont à prendre en compte pour que l'usage de couleurs ne nuise pas à l'accessibilité des documents. 

Objectif : Garantir la lisibilité des documents par tous, quelle que soient leur capacité à percevoir les couleurs. 

Quelques principes : 

  • Assurer un contraste optimal entre le texte et la couleur de fond 
  • Expliciter l’information véhiculée par les couleurs 

Les personnes avec une difficulté visuelle sont les premières concernées par cette règle, cependant tous le sont lorsqu’il s’agit d’imprimer un document en couleur avec une imprimante qui n’imprime qu’en noir et blanc.


Règle 6 : Décrire les illustrations porteuses d’information

Un document Word comporte généralement un certain nombre d'illustrations. 

Afin d'en garantir l'accessibilité, il est indispensable que l'information véhiculée par une illustration soit exprimée sous forme textuelle. 

Objectif : Proposer une alternative aux contenus illustrés afin de pouvoir en transmettre le sens même si l'illustration ne peut être consommée. 

Quelques principes : 

  • Déterminer quelles illustrations apportent un message utile à la compréhension du document 
    • En principe, une illustration de contenu est faite pour expliciter et compléter le texte. Elle ne contient ni information nouvelle ni information additionnelle 
  • Associer une légende et un texte de remplacement aux illustrations de contenu 
  • Ne pas décrire les illustrations de présentation (un texte alternatif suffit pour les illustrations qui sont simplement décoratifs)

Règle 7 : Insérer des tableaux accessibles

Les tableaux sont des éléments fréquents dans les documents Word. Cependant, ceux-ci peuvent être relativement complexes et difficiles à comprendre et percevoir pour une personne qui utilise un lecteur braille ou un logiciel de synthèse vocale. 

Si un tableau s'avère indispensable pour présenter des données, une structure simple est à privilégier, en évitant, par exemple, les cellules fusionnées. Au besoin, exprimer les données à l'aide de plusieurs tableaux plutôt que d’un seul. 

Attention! Les tableaux ne doivent jamais être utilisés à des fins de mise en page ou pour répartir du texte sur plusieurs colonnes. Les tableaux doivent exclusivement servir à présenter des données tabulées. 

Objectif : Garantir l'accessibilité des données exprimées sous forme de tableaux. 

Quelques principes : 

  • S’assurer que l’usage d’un tableau est pertinent 
  • Spécifier les titres des lignes et des colonnes 
  • Empêcher les tableaux et les cellules d’être à cheval sur deux pages 
  • Insérer un tiret dans les cellules ne contenant pas d’information 
  • Associer une légende aux tableaux

Règle 8 : Créer systématiquement une table des matières

La présence d'une table des matières devient indispensable à partir du moment où le document contient plusieurs pages. 

D'une part, une table des matières permet de prendre connaissance rapidement de la structure et du contenu d'un document. D'autre part, elle permet de naviguer dans le contenu à l'aide des numéros de page et de liens internes (ancres) du document (une fois converti à un document PDF). 

Sans une table des matières, il est impossible de consulter rapidement un document.

Objectif : Présenter la structure et le contenu général du document et offrir un outil de navigation efficace pour atteindre le contenu rapidement.

Quelques principes : 

  • Insérer une table des matières cliquable en début de document 
  • Générer automatiquement son contenu sur la base de la structure du document 
  • Mettre à jour la table des matières avant publication 
  • Au besoin, insérer une table des illustrations et des tableaux

 

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